Ein BTS-Student, der versucht, eine per E-Mail erhaltene Excel-Datei auf seinem privaten Computer zu öffnen, erlebt oft dieselbe Enttäuschung: Die Anwendung verlangt eine Lizenz. Dabei bietet Microsoft ein kostenloses Bildungsangebot mit Word, Excel, PowerPoint und weiteren Tools an. Voraussetzung ist allerdings, dass die Bildungseinrichtung eine Vereinbarung mit Microsoft abgeschlossen hat und die angegebene E-Mail-Adresse von der Plattform erkannt wird.
Universitäre E-Mail-Adresse und Lizenz: Was den Zugriff wirklich verhindert
Am häufigsten wird die Anerkennung der Bildungseinrichtung mit der tatsächlichen Zuweisung einer Lizenz zum Studentenkonto verwechselt. Eine Einrichtung kann im Microsoft-Education-Verzeichnis aufgeführt sein, ohne dass jeder Student automatisch eine aktivierte Lizenz erhält.
Gibt man seine Adresse mit der Endung .ac.fr, .univ- oder .edu auf der Anmeldeseite von Microsoft Education ein, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird die Lizenz automatisch bereitgestellt oder ein IT-Administrator der Einrichtung muss das Konto manuell freischalten. Im zweiten Fall bleibt die Kontaktaufnahme mit dem IT-Service der Einrichtung der einzige Weg.
Ein oft übersehener Punkt: Nicht alle Bildungslizenzen bieten dieselben Rechte. Der in französischen Universitäten am weitesten verbreitete A1-Tarif umfasst ausschließlich Webanwendungen (Word, Excel und PowerPoint im Browser).
Um die Programme auf dem eigenen Computer zu installieren, muss die Einrichtung eine A3- oder A5-Lizenz abgeschlossen haben – das ist nicht immer der Fall. Wenn Word im Browser funktioniert, sich aber nicht installieren lässt, ist das Konto nicht fehlerhaft: Die Lizenz umfasst lediglich nicht die Installation der Desktopversion.
Weitere Informationen zu den genauen Bedingungen bietet das kostenlose Microsoft-Office-Paket für Studenten, in dem das Vorgehen für die verschiedenen Arten von Bildungseinrichtungen erläutert wird.
Microsoft-365-Education-Konto aktivieren: die konkreten Schritte
Der Vorgang beginnt immer auf derselben Seite: microsoft.com/education/products/office. Dort gibt man die schulische E-Mail-Adresse ein und folgt den angezeigten Anweisungen.
- Die von der Einrichtung bereitgestellte E-Mail-Adresse eingeben (je nach Fall mit der Endung .ac.fr, .univ- oder .edu). Private Gmail- oder Outlook-Adressen funktionieren nicht.
- Auf Nachfrage das Profil „Student“ auswählen und anschließend den Bestätigungscode eingeben, der an dieselbe Adresse gesendet wurde.
- Nach der Kontoerstellung bei portal.office.com anmelden, um auf die Webanwendungen Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Teams zuzugreifen.
- In den Kontoeinstellungen prüfen, ob die Installation der Desktopanwendungen angeboten wird. Wird diese Option nicht angezeigt, ist die zugewiesene Lizenz auf die Webversionen beschränkt.
Wenn alles reibungslos läuft, dauert der gesamte Vorgang nur wenige Minuten. Meist tritt das Problem gleich beim ersten Schritt auf, wenn die E-Mail-Adresse nicht erkannt wird. In diesem Fall hat die Einrichtung die Partnerschaft noch nicht aktiviert oder die Lizenzen für Studentenkonten noch nicht bereitgestellt.
OneDrive-Speicher und Einschränkungen der kostenlosen Bildungsversion
Das Bildungsangebot umfasst OneDrive-Speicherplatz, der eine beträchtliche Größe erreichen kann. Der Speicher wird auf Einrichtungsebene gemeinsam von OneDrive, SharePoint und Exchange genutzt. Ist der Gesamtspeicher des Tenants ausgeschöpft, können auch einzelne Studentenkonten betroffen sein, selbst wenn ihr persönliches Kontingent noch nicht aufgebraucht ist.
Wenn die OneDrive-Synchronisierung fehlschlägt, sollte man zunächst beim IT-Service nachfragen, ob der Gesamtspeicher der Einrichtung voll ist.
Was die kostenlose Lizenz nicht umfasst
Die kostenlose Bildungsversion (A1) schließt mehrere Funktionen aus, die Studenten mitunter erwarten:
- Microsoft Copilot ist in seiner in Office-Anwendungen integrierten Version nicht in kostenlosen Bildungslizenzen enthalten. Für den Zugriff auf Copilot ist eine spezielle Zusatzlizenz erforderlich.
- Die Desktopversion von Outlook ist in der A1-Lizenz nicht enthalten. Auf E-Mails kann nur über den Browser zugegriffen werden.
- Desktopanwendungen (Word, Excel und PowerPoint, installiert auf dem Computer) sind nur mit A3- oder A5-Lizenzen verfügbar, die in der Regel Einrichtungen mit einem erweiterten Vertrag vorbehalten sind.
BTS-Studenten und Einrichtungen ohne Partnerschaft: Welche Alternativen gibt es?
BTS-Studenten an öffentlichen Gymnasien haben grundsätzlich denselben Zugang wie Universitätsstudenten, sofern die zuständige Schulbehörde die Microsoft-Education-Partnerschaft aktiviert hat. Einige Gymnasien verwenden jedoch E-Mail-Adressen, die von der Anmeldeplattform nicht erkannt werden.
Wenn die Einrichtung kein Partner ist oder die E-Mail-Adresse abgelehnt wird, stehen allen weiterhin die kostenlosen Webversionen zur Verfügung – über ein persönliches Microsoft-Konto auf office.com. Dort gibt es Word, Excel und PowerPoint im Browser. Der Funktionsumfang ist gegenüber den Vollversionen eingeschränkt, reicht aber aus, um einen Bericht zu schreiben oder eine Präsentation vorzubereiten.
Google Workspace for Education ist eine weitere Möglichkeit, sofern die Einrichtung es eingeführt hat. Google Docs, Sheets und Slides decken die üblichen Anforderungen ab und ermöglichen den Export in Office-Formate.
Fast alle öffentlichen Universitäten in Frankreich sind Partner des Microsoft-Education-Programms. Bei BTS-Ausbildungen und privaten Bildungseinrichtungen hängt die Situation von den Vereinbarungen ab, die die jeweilige Einrichtung abgeschlossen hat. Am zuverlässigsten ist es, die eigene E-Mail-Adresse auf der Anmeldeseite zu testen und sich bei einem negativen Ergebnis an den IT-Service zu wenden.
