Um estudante de BTS que tenta abrir no seu computador pessoal um ficheiro Excel recebido por e-mail depara-se muitas vezes com a mesma desilusão: a aplicação pede uma licença. No entanto, a Microsoft oferece um plano para o ensino que inclui o Word, o Excel, o PowerPoint e outras ferramentas, sem custos. Mas, para isso, é necessário que a instituição tenha celebrado um acordo com a Microsoft e que o endereço de e-mail fornecido seja reconhecido pela plataforma.
Endereço de e-mail universitário e licença: o que realmente impede o acesso
A confusão mais comum diz respeito à diferença entre o reconhecimento da instituição e a atribuição efetiva de uma licença à conta do estudante. Uma instituição pode constar do diretório Microsoft Education sem que cada estudante tenha automaticamente uma licença ativada.
Na prática, quando se introduz um endereço .ac.fr, .univ- ou .edu na página de inscrição do Microsoft Education, há dois cenários possíveis. A licença pode ser atribuída automaticamente ou um administrador informático da instituição pode ter de validar a conta manualmente. No segundo caso, contactar o serviço informático da instituição é a única solução.
Um aspeto muitas vezes ignorado: nem todas as licenças para o ensino oferecem os mesmos direitos. O plano A1, o mais comum nas universidades francesas, dá acesso apenas às aplicações Web (Word, Excel e PowerPoint no navegador).
Para instalar os programas no computador, é necessário que a instituição tenha subscrito uma licença A3 ou A5, o que não acontece em todos os casos. Se o Word funcionar no navegador, mas não for possível instalá-lo, a conta não tem nenhum problema: é a licença que não inclui a instalação da versão para computador.
Para saber mais sobre as condições específicas, pode consultar o pacote Microsoft Office gratuito para estudantes, que explica o procedimento consoante o tipo de instituição.
Ativação da conta Microsoft 365 Education: passos concretos
O processo começa sempre na mesma página: microsoft.com/education/products/office. Basta introduzir o endereço de e-mail escolar e seguir as instruções apresentadas.
- Introduzir o endereço de e-mail fornecido pela instituição (formato .ac.fr, .univ- ou .edu, consoante o caso). Os endereços pessoais do Gmail ou do Outlook não funcionam.
- Selecionar o perfil «Estudante» quando a página o solicitar e, em seguida, confirmar o código de verificação enviado para esse mesmo endereço.
- Depois de criar a conta, iniciar sessão em portal.office.com para aceder às aplicações Web: Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Teams.
- Verificar nas definições da conta se é possível instalar as aplicações para computador. Se essa opção não aparecer, a licença atribuída limita-se às versões Web.
Quando tudo corre bem, o processo demora apenas alguns minutos. O bloqueio costuma ocorrer logo no primeiro passo, quando o endereço de e-mail não é reconhecido. Nesse caso, a instituição ainda não ativou a parceria ou não atribuiu licenças às contas dos estudantes.
Armazenamento no OneDrive e limites da versão gratuita para o ensino
O plano para o ensino inclui espaço no OneDrive, que pode ter uma capacidade considerável. Esse armazenamento segue um modelo partilhado entre o OneDrive, o SharePoint e o Exchange ao nível da instituição. Se o espaço total do tenant estiver cheio, as contas individuais dos estudantes podem ser afetadas, mesmo que ainda pareça haver espaço disponível na respetiva quota.
Se a sincronização do OneDrive falhar, a primeira verificação útil é perguntar ao serviço informático se a capacidade total da instituição está esgotada.
O que a licença gratuita não inclui
A versão gratuita para o ensino (A1) não inclui vários recursos que os estudantes por vezes esperam encontrar:
- O Microsoft Copilot integrado nas aplicações do Office não está incluído nas licenças gratuitas para o ensino. Para aceder ao Copilot, é necessária uma licença complementar específica.
- A versão para computador do Outlook não está incluída na licença A1. Só é possível aceder ao e-mail através do navegador.
- As aplicações para computador (Word, Excel e PowerPoint instalados no computador) só estão disponíveis com as licenças A3 ou A5, geralmente reservadas às instituições que subscreveram um contrato alargado.
Estudantes de BTS ou instituições não parceiras: que alternativas existem
Em princípio, os estudantes de BTS em liceus públicos têm o mesmo acesso que os universitários, desde que a academia tenha ativado a parceria Microsoft Education. No entanto, alguns liceus utilizam endereços de e-mail que não são reconhecidos pela plataforma de inscrição.
Quando a instituição não é parceira ou o endereço de e-mail é recusado, as versões Web gratuitas continuam disponíveis para todos através de uma conta Microsoft pessoal em office.com. É possível utilizar o Word, o Excel e o PowerPoint no navegador, com funcionalidades mais limitadas do que as versões completas, mas suficientes para redigir um relatório ou preparar uma apresentação.
O Google Workspace for Education é outra opção, caso tenha sido implementado pela instituição. O Google Docs, o Sheets e o Slides respondem às necessidades mais comuns e permitem exportar ficheiros no formato Office.
Quase todas as universidades públicas francesas são parceiras do programa Microsoft Education. Nos cursos de BTS ou em instituições privadas, a situação varia consoante os acordos celebrados por cada entidade. A forma mais fiável de verificar é testar o endereço de e-mail na página de inscrição e, se o resultado for negativo, contactar o serviço informático.
