Uno studente di BTS che prova ad aprire dal proprio computer un file Excel ricevuto via e-mail si trova spesso davanti alla stessa delusione: l’applicazione richiede una licenza. Eppure Microsoft offre un piano per l’istruzione che include Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti senza costi. Per usufruirne, però, l’istituto deve aver stipulato un accordo con Microsoft e l’indirizzo e-mail fornito deve essere riconosciuto dalla piattaforma.
Indirizzo e-mail universitario e licenza: cosa impedisce davvero l’accesso
La confusione più frequente riguarda la differenza tra il riconoscimento dell’istituto e l’effettiva assegnazione di una licenza all’account dello studente. Un istituto può comparire nell’elenco di Microsoft Education senza che ogni studente disponga automaticamente di una licenza attiva.
In pratica, quando si inserisce il proprio indirizzo .ac.fr, .univ- o .edu nella pagina di registrazione a Microsoft Education, si presentano due possibilità. La licenza può essere assegnata automaticamente oppure un amministratore informatico dell’istituto deve convalidare manualmente l’account. Nel secondo caso, contattare il servizio informatico dell’istituto è l’unica soluzione.
Un aspetto spesso trascurato: non tutte le licenze per l’istruzione offrono gli stessi diritti. Il piano A1, il più diffuso nelle università francesi, dà accesso solo alle applicazioni web (Word, Excel e PowerPoint nel browser).
Per installare i programmi sul computer, l’istituto deve aver sottoscritto una licenza A3 o A5, cosa non sempre prevista. Se Word funziona nel browser ma non si installa, non c’è un problema con l’account: è la licenza a non includere l’installazione desktop.
Per maggiori informazioni sulle condizioni specifiche, è possibile consultare il pacchetto Microsoft Office gratuito per studenti, che illustra la procedura in base al tipo di istituto.
Attivazione dell’account Microsoft 365 Education: i passaggi da seguire
La procedura parte sempre dalla stessa pagina: microsoft.com/education/products/office. Qui si inserisce l’indirizzo e-mail scolastico e si seguono le istruzioni visualizzate.
- Inserire l’indirizzo e-mail fornito dall’istituto (formato .ac.fr, .univ- o .edu, a seconda dei casi). Gli indirizzi Gmail o Outlook personali non funzionano.
- Quando richiesto, selezionare il profilo “Studente” e convalidare il codice di verifica inviato allo stesso indirizzo.
- Una volta creato l’account, accedere a portal.office.com per usare le applicazioni web: Word, Excel, PowerPoint, OneNote e Teams.
- Verificare nelle impostazioni dell’account se è disponibile l’installazione delle applicazioni desktop. Se l’opzione non compare, la licenza assegnata consente di usare solo le versioni web.
Se tutto procede senza intoppi, bastano pochi minuti. Il problema si presenta di solito al primo passaggio, quando l’indirizzo e-mail non viene riconosciuto. In tal caso, l’istituto non ha ancora attivato la partnership oppure non ha assegnato le licenze agli account degli studenti.
Spazio di archiviazione OneDrive e limiti della versione gratuita per l’istruzione
Il piano per l’istruzione include uno spazio OneDrive che può raggiungere una capacità considerevole. Lo spazio viene condiviso tra OneDrive, SharePoint ed Exchange a livello di istituto. Se lo spazio complessivo del tenant è esaurito, anche i singoli account degli studenti possono risentirne, persino quando il loro spazio personale sembra ancora disponibile.
In caso di problemi di sincronizzazione con OneDrive, la prima verifica utile consiste nel chiedere al servizio informatico se lo spazio complessivo dell’istituto è esaurito.
Cosa non è incluso nella licenza gratuita
La versione gratuita per l’istruzione (A1) non include diverse funzionalità che gli studenti potrebbero aspettarsi:
- Microsoft Copilot, nella versione integrata nelle applicazioni Office, non è incluso nelle licenze gratuite per l’istruzione. Per accedere a Copilot è necessaria una licenza aggiuntiva specifica.
- La versione desktop di Outlook non è inclusa nella licenza A1. È possibile accedere alla posta elettronica solo tramite browser.
- Le applicazioni desktop (Word, Excel e PowerPoint installati sul computer) sono disponibili solo con le licenze A3 o A5, generalmente riservate agli istituti che hanno sottoscritto un contratto esteso.
Studenti di BTS o istituti non partner: quali alternative
In linea di principio, gli studenti di BTS nei licei pubblici hanno lo stesso accesso degli universitari, a condizione che l’académie abbia attivato la partnership con Microsoft Education. Alcuni licei, tuttavia, utilizzano indirizzi e-mail che la piattaforma di registrazione non riconosce.
Se l’istituto non è partner o l’indirizzo e-mail viene rifiutato, le versioni web gratuite restano accessibili a tutti tramite un account Microsoft personale su office.com. Sono disponibili Word, Excel e PowerPoint nel browser, con funzionalità più limitate rispetto alle versioni complete, ma sufficienti per scrivere una relazione o preparare una presentazione.
Google Workspace for Education è un’altra possibilità, se l’istituto lo ha adottato. Google Docs, Sheets e Slides soddisfano le esigenze più comuni e consentono di esportare i file in formato Office.
Quasi tutte le università pubbliche francesi partecipano al programma Microsoft Education. Per i corsi di BTS e gli istituti privati, la situazione varia in base agli accordi stipulati da ciascuna struttura. La soluzione più affidabile è provare il proprio indirizzo e-mail nella pagina di registrazione e, se non viene riconosciuto, contattare il servizio informatico.
